Wat AI verandert voor de notulist, de voorzitter en voor jou als deelnemer
Misschien herken je het. Je zit in een overleg en iemand zegt: “we laten het verslag vandaag door de AI maken.”
Een telefoon wordt midden op tafel gelegd en een knopje wordt ingedrukt. En klaar.
Wat gebeurt daar nou eigenlijk? Wie schrijft het verslag? Wie controleert het? En wie luistert er allemaal mee?
Dit artikel neemt je daar in mee. Eerst kijken we hoe het voorheen ging, en hoe het in de loop van de jaren is gaan schuiven. Daarna komen we bij nu. AI zit aan tafel, en dat verandert dingen. Soms minder dan wordt beweerd, soms juist op plekken waar niemand het door heeft. En aan het eind van dit artikel staan zinnen die je letterlijk mag uitspreken in een overleg. Om een vraag te stellen, bezwaar te maken, of om een keer nee te zeggen.
Hoe het voorheen ging
In de klassieke secretaresse-opleiding was het simpel en duidelijk. De secretaris notuleerde tijdens de vergadering. Na afloop werkte hij of zij het verslag uit. En dan kwam de vaste tussenstap: het concept ging eerst naar de voorzitter.
Als de voorzitter akkoord was, ging het verslag naar de andere deelnemers. En in de volgende vergadering werd het door de groep vastgesteld. Onder dat goedgekeurde verslag stonden dan twee handtekeningen: die van de voorzitter en die van de secretaris.
Dat was geen toeval. Het is wat we het vier ogenprincipe noemen. De voorzitter let op de inhoud en de gang van zaken. De secretaris let op de vastlegging. Samen ondertekenen ze pas als beiden zich erin herkennen. Dat is niet alleen procedure. Dat is vakmanschap.
En nog iets belangrijks: zodra het verslag is vastgesteld, is het niet meer van de notulist of van de voorzitter. Het is van de groep zelf: van het bestuur, de leden, de raad. Notulen zijn dan een document van de organisatie. Daar zit ook een bewaarplicht aan vast.
Hoe het ging schuiven
Vanaf de jaren negentig is de praktijk losser geworden. Veel teams gingen bij toerbeurt notuleren: iedereen om de beurt. Het verslag werd vaak meteen rondgestuurd, zonder dat de voorzitter het eerst had gezien. In de volgende vergadering werd het dan vastgesteld door de aanwezigen.
Dat is op zich niet fout. Een groep mag haar eigen notulen vaststellen. De tussenstap, waarbij de voorzitter eerst kijkt, verdween zo geruisloos uit veel overleggen.
In formelere organen werkt het nog altijd zo. Denk aan een bestuur, een raad van commissarissen, een ondernemingsraad of een raadscommissie bij de gemeente. Daar gaat een conceptverslag bijna nooit de deur uit zonder dat de voorzitter het heeft gezien. En dat heeft een goede reden, zoals je verderop zult lezen.
En nu komt AI aan tafel
De laatste paar jaar is er een nieuwe “deelnemer” bij gekomen. Notuleringssoftware, AI luisteren mee, maken een transcript (een letterlijke uitwerking) en leveren binnen een paar minuten een conceptverslag met besluiten en actiepunten.
Veel organisaties vragen zich nu af: hebben we de notulist nog wel nodig? Hebben we de secretaris nog nodig? En wat doet de voorzitter dan nog?
Het korte antwoord is dit: AI is geen secretaris. AI is ook geen notulist. AI is een hulpmiddel.
Het verschil: rol, taak en hulpmiddel
Om dit goed te begrijpen, helpt het om drie dingen uit elkaar te halen. Ze worden in het dagelijks taalgebruik vaak door elkaar gebruikt, maar ze betekenen echt iets anders.
- De secretaris is een functie. Het is een rol met verantwoordelijkheid. Hij of zij beheert het archief, ondertekent stukken en heeft soms zelfs een wettelijke positie (bijvoorbeeld in het bestuur van een vereniging).
- De notulist is een taak. Iemand schrijft de vergadering op en is aanspreekbaar op dat verslag. Dat hoeft niet altijd de secretaris te zijn.
- Een hulpmiddel is gereedschap. Eerst pen en blocnote, soms met steno. Toen de typemachine, de (band)recorder en de computer voor tekstverwerking. En nu dus AI.
AI valt onder die laatste groep. Het is gereedschap. Krachtig gereedschap, dat zeker. Maar het heeft geen verantwoordelijkheid en kan niet ondertekenen. Een AI kan niet aangesproken worden als er iets fout staat. Daarom moet er altijd een mens zijn die het verslag tot het zijne maakt, en dat ook ondertekent.
Wat het werk wordt voor de notulist en de secretaris
Soms is dat een vaste notulist. Vaak ook iemand die bij toerbeurt aan de beurt is. Dat ben dan jij, of jouw collega die naast je zit. Dus wat hieronder staat, gaat misschien ook over jou.
Wat verandert er voor de notulist?
Tot voor kort was de notulist vooral schrijver. Je luisterde, je schreef mee, je werkte het uit, en je leverde een verslag. Het schrijfwerk was de grootste klus. Met AI verschuift dat. Het ruwe schrijfwerk wordt door de computer gedaan. Maar daarmee is de notulist nog niet klaar, integendeel. De notulist wordt nu vooral redacteur en wegwijzer.
Wat doet een notulist nu het werk verschuift? Het is meer dan typen.
- Het AI-concept lezen en vergelijken met wat er echt gebeurd is.
- Sprekers controleren: heeft de AI iedereen aan de juiste persoon gekoppeld?
- Besluiten eruit halen en helder opschrijven. Dit is het belangrijkste werk, want juist hier laat AI vaak steken vallen.
- Voorbehouden en nuances terugzetten die de AI heeft laten vallen.
- Onbedoelde citaten en losse opmerkingen eruit halen die niet in het verslag thuishoren.
- Eindcheck doen op privacy: staan er namen of details in die er niet in horen?
Dit werk is moeilijker dan typen. Je moet inhoudelijk meedenken en het lef hebben om iets weg te halen of toe te voegen waar de AI fout zat. Een goede notulist wordt daarmee waardevoller, niet minder waardevol.
Belangrijk om te onthouden: het verslag is jouw verslag, ook als de AI de eerste pen had. Jij bent degene die het levert. Jij bent aanspreekbaar.
Wat verandert er voor de secretaris?
De secretaris is geen typist. De secretaris bewaakt het proces en het archief. Als jij secretaris bent, zorg je dat de vergadering goed verloopt, dat het verslag wordt vastgesteld, en dat alles netjes wordt bewaard. Soms ben je ook bestuurslid met een wettelijke positie. Dit is werk dat zelden gezien wordt. Maar zonder dat valt een organisatie stil.
Met AI komen daar nieuwe taken bij. De secretaris is nu vaak ook degene die moet weten:
- Welke afspraken zijn er met de leverancier van het AI-programma?
- Waar staan de opnames en transcripten, en hoe lang?
- Hoe wordt de groep geïnformeerd dat er AI meeluistert?
- Welke vergaderingen lenen zich er wel of niet voor?
- Wat gebeurt er met de opname nadat het verslag is vastgesteld?
Dit is geen klein werk. Dit is precies de “digitale regie” waar verderop in dit artikel nog meer over staat. En het is meestal de secretaris die deze rol krijgt, ook al staat dat misschien nog nergens opgeschreven.
Waarom dit werk juist nu belangrijker wordt
Het klinkt misschien tegenstrijdig. Als AI meer doet, ga je denken dat jouw werk minder wordt. Dat klopt niet. Drie dingen worden juist belangrijker.
- AI maakt andere fouten dan mensen. Een ervaren notulist denkt mee. Die hoort het verschil tussen “daar kunnen we ons wel in vinden” (dat is instemming met een besluit) en een losse opmerking. Een AI hoort dat verschil niet. Een AI typt wat er gezegd is, maar mist vaak wat er besloten is. Iemand moet die laag toevoegen.
- Er komt een nieuwe verantwoordelijkheid bij. Privacy, opslag, geheimhouding: dat speelde voorheen niet of nauwelijks. Nu wel. En iemand moet daar de regie op voeren.
- Het verslag is nog steeds van een mens. Onder elk vastgesteld verslag komen handtekeningen van mensen. Niet van een programma. Wie tekent, neemt verantwoordelijkheid.
Dus als iemand zegt dat het werk minder wordt, klopt dat niet. Het wordt anders. En vaak ook moeilijker.
Wat mag de notulist of secretaris zelf vragen of doen?
Net als andere deelnemers heb je rechten. En misschien zelfs meer, omdat je een rol hebt rond het verslag. Een paar dingen die je gewoon mag:
- Genoeg tijd vragen om het AI-concept goed te redigeren voordat het rondgaat. Snelheid mag geen excuus zijn om slordig te zijn.
- Aangeven dat je het concept eerst zelf wilt uitwerken voordat het naar de voorzitter gaat, in plaats van het rauwe AI-product door te sturen.
- Vragen om duidelijke afspraken over welke vergaderingen wel en niet met AI worden genotuleerd.
- Aangeven als je het ongemakkelijk vindt dat jij verantwoordelijk bent voor een verslag waar een AI de eerste hand in had, zonder duidelijke afspraken.
- Scholing of uitleg vragen over het programma dat gebruikt wordt. Je hoeft niet te doen alsof je weet hoe het werkt.
Het is geen luxe om hier ruimte voor te vragen. Het is goed werk leveren. En het hoort bij de functie.
Wat de voorzitter mag verwachten van AI
Wat doet AI op een vergadering wel goed, en wat niet? Voor de voorzitter is dat een kernvraag. Want de voorzitter is degene die het verslag goedkeurt voordat het rondgaat.
Wat gaat er bij AI typisch mis?
- Sprekers worden verwisseld. Vooral bij hybride vergaderingen, waarbij sommigen in de zaal zitten en anderen via beeldbellen meedoen. Of als mensen door elkaar praten.
- Besluiten worden gemist of als gewone opmerking opgeschreven.
- De AI “verzint” soms iets dat plausibel klinkt maar niet gezegd is.
- Voorbehouden vallen weg. Een zin als “ja, maar alleen als X eerst rond is” wordt “ja”.
- Humor, ironie of een grapje worden als feit gerapporteerd.
Juist daarom blijft die oude tussenstap, waarbij de voorzitter eerst kijkt, belangrijk. Eigenlijk wordt hij belangrijker dan voorheen. De voorzitter is niet alleen meer “controleur”, maar wordt eindredacteur van een tekst die een machine in elkaar heeft gezet.
Wat een voorzitter in de praktijk mag verwachten
- Een conceptverslag is sneller klaar, maar het kost méér tijd om het na te lezen.
- Het transcript is meestal goed (wie wat letterlijk zei), maar de besluitenlijst is vaak zwak.
- Reken op fouten in wie wat zei. Zeker bij drukke of hybride overleggen.
- De rol van secretaris of notulist verandert: minder typen, meer redigeren en bewaken.
- De eindverantwoordelijkheid blijft volledig bij de voorzitter. “De AI heeft het zo opgeschreven” is geen excuus.
Goede voorzitters zeggen tijdens de vergadering nu vaker hardop: “Dan stellen we vast dat we besluiten tot X.” Of: “Dit graag opnemen in de notulen.” Dat is niet om plechtig te doen. Het helpt de AI om het goed op te schrijven.
Mag je AI gebruiken voor notulen?
Hier denkt bijna niemand aan. Maar zodra AI meeluistert, zit er ineens een derde partij aan tafel: de leverancier van het programma. En die partij verwerkt persoonsgegevens. Jouw stem, jouw woorden, en alles wat collega’s, klanten of leden in het gesprek over zichzelf of anderen vertellen.
Daar zitten regels aan. Niet om vervelend te doen, maar om jou en je collega’s te beschermen. Hier zijn de belangrijkste punten.
Je moet het van tevoren weten
Iedereen aan tafel heeft het recht om te weten dat er AI meeluistert. En ook welk programma het is, waar de opname heen gaat, hoe lang die bewaard wordt, en of je bezwaar kunt maken. Dat hoort hardop benoemd te worden bij de start van de vergadering. Niet in kleine letters in een kalenderuitnodiging.
Toestemming is niet vanzelfsprekend
In een werksituatie is “ja” zeggen niet altijd echt vrijwillig. Stel: jouw leidinggevende vraagt of de AI mag meeluisteren. Durf jij dan nee te zeggen? Daarom is alleen “toestemming vragen” vaak niet genoeg. De organisatie moet een goede reden hebben (juridisch heet dat een grondslag), en er moet ruimte zijn om bezwaar te maken zonder dat dat negatief uitpakt voor jou.
Sommige gesprekken horen niet opgenomen te worden
Bij gevoelige onderwerpen is AI-notuleren vaak niet gepast. Denk aan:
- Vergaderingen van de ondernemingsraad.
- Gesprekken over personeelszaken, ziekte of een conflict.
- Vertrouwelijke bestuursoverleggen, bijvoorbeeld over een reorganisatie of een fusie.
- Gesprekken met cliënten, patiënten of leden waarbij privacy of beroepsgeheim speelt.
- Overleggen waarover een geheimhoudingsafspraak (NDA) is gemaakt.
Bij dit soort overleggen kan AI-notuleren zelfs in strijd zijn met afspraken die je organisatie heeft gemaakt vanuit HRM over medewerkers, met klanten, leden of partners. Dat is niet alleen lastig. Dat kan ook juridische gevolgen hebben.
De digitale regie: wie is eigenaar?
Drie vragen helpen om zicht te krijgen op wat er gebeurt met wat in de vergadering wordt gezegd:
- Wie is eigenaar van de opname? Vaak is dat niet alleen jouw organisatie, maar ook de leverancier van het programma. Lees de voorwaarden. Wordt de data gebruikt om hun AI te trainen?
- Waar staat de data? In Europa of in de Verenigde Staten? Dat maakt voor de privacywetgeving (de AVG) een groot verschil.
- Hoe lang wordt het bewaard? Het vastgestelde verslag heeft een bewaarplicht. Maar de ruwe opname en het transcript zijn werkbestanden. Die zouden na vaststelling weggegooid moeten worden, tenzij er een goede reden is om ze te bewaren.
Een organisatie die dit goed regelt, heeft daar afspraken over. Heeft jouw organisatie die afspraken? Dat is een goede vraag om te stellen.
Wat jij mag, en hoe je het zegt
Dit is het belangrijkste deel van dit artikel. Want je hebt rechten. En je hebt ze niet pas als je een formele functie hebt. Je hebt ze gewoon, als deelnemer aan een overleg.
Je mag het volgende. Niet als bezwaar, niet als verzet. Gewoon als helderheid vragen.
- Vragen welk programma er gebruikt wordt en wat ermee gebeurt.
- Vragen waar de opname wordt opgeslagen en hoe lang.
- Vragen of de inhoud gebruikt wordt om AI te trainen.
- Bezwaar maken als je het niet prettig vindt.
- Vragen of een bepaald deel van het gesprek buiten de opname kan blijven.
- Vragen of er zonder AI genotuleerd kan worden.
En nee zeggen is ook gewoon een optie. Dat is geen onwil, en het is geen “zeuren”. Het is een normale en verstandige vraag bij iets nieuws.
Voorbeeldzinnen die je gewoon kunt gebruiken
Als je niet goed weet hoe je het moet zeggen, hier zijn een paar zinnen waar je mee kunt beginnen.
“Welk programma gebruiken we eigenlijk, en wat gebeurt er na de vergadering met de opname?”
“Hoe lang wordt de opname bewaard, en wie heeft er toegang toe?”
“Ik vind dit een gevoelig onderwerp. Kunnen we dit deel zonder AI bespreken?”
“Ik heb hier nog vragen over. Kunnen we het overleg gewoon laten notuleren door iemand uit het team?”
“Ik wil graag eerst wat meer weten over de afspraken hierover voordat ik akkoord ga.”
Terug naar het begin van dit artikel
Aan het begin van dit artikel stond een zin die je waarschijnlijk wel eens hebt gehoord:
“We laten het verslag vandaag door de AI maken.”
Na alles wat je nu gelezen hebt, weet je dat die zin eigenlijk niet klopt. Een AI kan géén verslag maken. Een AI kan een transcript maken en een concept aanleveren. Maar een verslag, de notulen die in het archief gaan en door de groep wordt vastgesteld, dat blijft mensenwerk.
Dus de volgende keer dat je deze zin hoort, mag je rustig de vraag stellen:
“Wie maakt het verslag eigenlijk? En wie controleert het voordat het rondgaat?”
Dat is geen lastige vraag. Dat is precies de juiste vraag. En het helpt iedereen om scherp te blijven op wat er werkelijk gebeurt.
Een goede voorzitter en een goede leidinggevende zullen het waarderen dat de antwoorden op deze vragen helder zijn.
Tot slot
De regel uit de klassieke secretaresse-opleiding staat nog steeds overeind. De notulist schrijft. De voorzitter borgt. De groep stelt vast en is eigenaar. Dat is hoe we dit met elkaar doen, en dat verandert niet doordat er een programma meeluistert.
Wat verandert, is wie het schrijfwerk doet. AI helpt daarbij, en dat kan heel prettig zijn. Maar het werk van mensen wordt er niet minder van. Het verschuift. De secretaris wordt redacteur. De voorzitter wordt regisseur. En er komt iets nieuws bij: iemand moet de digitale regie voeren. Iemand moet weten welk programma meeluistert, waar de data heen gaat, en of dat allemaal mag.
Dat “iemand” mag jij ook zijn. Door een vraag te stellen, een keer nee te zeggen, of door te zorgen dat het in jouw organisatie zorgvuldig gebeurt.
En de slotvraag van dit artikel is dan ook: hoe is dit in jouw organisatie nu georganiseerd en geregeld?
Als je daar het antwoord niet op weet, is dat het moment om het te gaan vragen.
Jeroen van Buuren
Spreker en trainer ORenAI.nl